Phần mềm DMS là gì? Lợi ích và tính năng tuyệt vời khi doanh nghiệp sử dụng DMS

by Thu Huong Mon Apr 17, 2023 5:03 pm

Phần mềm DMS chắc hẳn không còn xa lạ đối với doanh nghiệp sản xuất - phân phối. Phần mềm này ra đời với sứ mệnh hỗ trợ những doanh nghiệp có thể tiếp cận với khách hàng tốt hơn. Vậy thực chất phần mềm DMS là gì và có lợi ích ra sao? Cùng GoACADEMY tìm hiểu ngay bên dưới bạn nhé.

Phần mềm DMS là gì?

Trước khi đi vào phân tích DMS là viết tắt của từ gì và phần mềm DMS là gì thì chúng ta nên biết sơ đồ của hệ thống phân phối sẽ bao gồm: công ty sản xuất (manufacturer), nhà phân phối (wholesale & distributor), đại lý (agent), điểm bán (retailer) và người tiêu dùng (consumer). Do đó, phần mềm DMS ra đời để đảm bảo hàng hóa có thể đến tay người dùng nhanh chóng và chính xác nhất.

DMS là viết tắt của cụm từ tiếng Anh Distribution management system, thuật ngữ này được dùng để chỉ phần mềm hỗ trợ hoạt động quản lý hệ thống kênh phân phối. Phần mềm này giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động phân phối hàng hóa ra thị trường, đến các kênh phân phối và điểm bán. Các hoạt động chủ yếu trên hệ thống DMS như: quản lý nhân viên bán hàng ngoài thị trường, tự động hóa quy trình bán hàng, kiểm soát hàng tồn kho, quản lý công nợ,...

Hiện nay, phần mềm DMS thường có 2 phần chính là:

- Hệ thống quản lý trung tâm: Bộ phận chịu trách nhiệm tiếp nhận đơn hàng gửi về, xử lý, giám sát hoạt động của nhân viên bán hàng và cung cấp các báo cáo cần thiết.

- App (ứng dụng): Có thể thiết đặt trên thiết bị di động để hỗ trợ nhân viên bán hàng ghi nhận đơn, xác định tuyến bán hàng (điểm phân phối) và thực hiện quy trình bán hàng hiệu quả.

Phần mềm DMS dùng cho các đối tượng nào?

Nếu bạn đã nắm được khái niệm DMS là gì thì chắc hẳn sẽ muốn biết phần mềm này phù hợp với doanh nghiệp mình hay không. GoACADEMY sẽ tổng hợp các đối tượng áp dụng DMS chủ yếu với những đặc điểm sau đây:

- Là doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực sản xuất - phân phối hoặc nhà phân phối thực hiện bán hàng ngoài thị trường.

- Doanh nghiệp sử dụng phương pháp thủ công (giấy tờ, tiện ích không chuyên) để quản lý nhân viên bán hàng ngoài thị trường.

- Nhà sản xuất muốn điểm bán tham gia vào hệ thống phân phối và nhập hàng trực tiếp.

- Các doanh nghiệp có mô hình phân phối phức tạp, cần hệ thống quản lý riêng, chuyên nghiệp.

Như đã tìm hiểu về DMS là gì, giải pháp quản lý hệ thống phân phối này có tính ứng dụng cao và có phạm vi áp dụng trong các lĩnh vực sau:

- Tương thích với mọi quy mô doanh nghiệp như tập đoàn, doanh nghiệp nhỏ, vừa, lớn hay nhà phân phối.

- Phù hợp với mọi lĩnh vực như hàng tiêu dùng nhanh (FMCG), dược phẩm, hóa mỹ phẩm, nội thất, điện tử - điện lạnh,...

Khi doanh nghiệp đã áp dụng phần mềm DMS vào hệ thống phân phối của mình thì các bộ phận nhân sự sao đây sẽ có khả năng sử dụng:

- Nhân viên bán hàng - Salesman.

- Giám sát bán hàng - SS.

- Quản lý cấp vùng\miền - RSM, ASM, TSM, NSM.

- Giám đốc kinh doanh - CCO.

- Kế toán bán hàng hoặc thủ kho - Sales Accountant.

- Lãnh đạo công ty - Executive Board.

>>> Tìm hiểu thêm: 7 Giải pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của hệ thống DMS đối với doanh nghiệp Việt Nam

Trong những năm trước đây, hiện tượng đứt gãy chuỗi cung ứng diễn ra trước tác động của đại dịch Covid-19 đã khiến các doanh nghiệp sản xuất - phân phối gặp nhiều khó khăn. Tuy đã có nhiều cải thiện so với trước đây, song tình hình bất ổn của Nga và Ukraine lại khiến giá nguyên vật liệu tăng cao chưa từng có làm ảnh hưởng không ít đến ngành vận chuyển và sản xuất.

Theo nhận định từ nhiều chuyên gia kinh tế, sự chuyển dịch công nghệ sẽ càng được đẩy mạnh vào năm 2022 và những năm tiếp theo để hạn chế tác động của vĩ mô đến lợi ích doanh nghiệp. Do đó, các doanh nghiệp sản xuất - phân phối có xu hướng áp dụng các phần mềm được thiết kế sẵn để hỗ trợ quá trình quản lý hệ thống phân phối của mình.

Qua bài viết về phần mềm DMS là gì, hy vọng bạn sẽ có cái nhìn từ tổng quan đến chi tiết những tính năng nổi bật và lợi ích mà phần mềm này mang lại. Cũng như có thêm kinh nghiệm hữu ích để biết cách ứng dụng vào hoạt động kinh doanh phù hợp.