Khi nào nên áp dụng workflow trong kinh doanh?

by hanhnguyennee Fri Jun 30, 2023 4:36 pm

Workflow là một yếu tố quan trọng trong việc tổ chức và quản lý hoạt động kinh doanh. Nó định nghĩa cách công việc được thực hiện, từ quy trình làm việc cho đến phân chia trách nhiệm và sự tương tác giữa các bộ phận. Một workflow tốt giúp tăng cường sự hiệu quả, tối ưu hóa tài nguyên và giảm thiểu sai sót. Hãy cùng tìm hiểu về tầm quan trọng của workflow trong kinh doanh và cách xây dựng một quy trình làm việc hiệu quả.

Khi nào nên áp dụng workflow trong kinh doanh? T9ed-_kYKSi6YEntigCBM3qY997EICzYiw7s-Yg0n_4z6qa8gploD_T5U2HcZSiEDpigkzlk_UXHWUB5t0e4ouJF30yAxfq7oxLjy0exhObRfgN3rar8e-WpWRtd_5SGZF2-s5oJe7LnAHbRWUu0H_Q

Khi nào nên áp dụng workflow trong kinh doanh? T9ed-_kYKSi6YEntigCBM3qY997EICzYiw7s-Yg0n_4z6qa8gploD_T5U2HcZSiEDpigkzlk_UXHWUB5t0e4ouJF30yAxfq7oxLjy0exhObRfgN3rar8e-WpWRtd_5SGZF2-s5oJe7LnAHbRWUu0H_Q

Workflow là gì?
Chúng ta có thể phân tách nghĩa của Workflow ra làm 2 phần: “work” trong tiếng Anh nghĩa là công việc, làm việc. Còn “flow” là sự chảy qua, sự chảy tràn,... Flow đi chung với Work, hiểu nôm na đó là luồng công việc, hay còn gọi là quy trình công việc.
Khái niệm Workflow là gì có thể bắt nguồn từ Frederick Taylor và Henry Gantt - hai kỹ sư cơ khí vào đầu thế kỷ 20, những người đã tìm cách cải thiện hiệu quả nền công nghiệp. Công việc của họ dẫn đến các nghiên cứu về thời gian và chuyển động, đo lường thời nhân viên phải hoàn thành một nhiệm vụ hoặc một loạt các nhiệm vụ để tìm cách loại bỏ chuyển động dư thừa hay lãng phí. Do đó xác định một quy trình mà nhân viên nên tuân theo để thực hiện công việc của họ hiệu quả nhất có thể.
Một Workflow bao gồm một mô hình hoạt động kinh doanh được phối hợp và lặp lại, được kích hoạt bởi tài nguyên có hệ thống thành các quy trình biến đổi vật liệu, cung cấp dịch vụ hoặc xử lý thông tin. Nói một cách đơn giản nhất, Workflow chính là các bước liên quan đến quá trình hoàn thành công việc.
Workflow rất hữu ích để đảm bảo rằng các quy trình quan trọng được thực hiện đúng cách mọi lúc. Ví dụ, bạn có thể muốn xác định Workflow cho nhân viên mới để đảm bảo rằng tất cả nhân viên mới có được thông tin, chính sách và tài nguyên họ cần để thực hiện công việc.
Đến đây chắc chắn bạn đã nắm được “Workflow là gì” rồi phải không nào? Bây giờ chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu về lợi ích và cách thức xây dựng Workflow hiệu quả trong doanh nghiệp.
>>>Xem thêm: Cách quản lý hệ thống kinh doanh chuẩn chỉnh
Khi nào cần áp dụng workflow trong quy trình công việc
Workflow là gì và thời điểm nào cần áp dụng mô hình hoạt động này vào quy trình làm việc? Điều này sẽ thật sự cần thiết khi bạn nắm bắt rõ tình hình hiện tại của công ty và muốn sử dụng Workflow vào trong chiến lược kinh doanh. Bạn có thể tham khảo cụ thể thông qua các yếu tố GoSELL đưa ra sau:

Sử dụng Workflow cho các dự án phức tạp, nhiều quy trình
Công việc cần nhiều team phối hợp và yêu cầu kỹ năng làm việc nhóm tốt.
Doanh nghiệp có nhiều bộ phận, quy trình công việc yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ
Doanh nghiệp muốn cải thiện cách làm việc, tiết kiệm thời gian, công sức nhiều hơn.

5 lý thuyết cải tiến quy trình công việc hiệu quả
Hiện tại, có 5 lý thuyết cải tiến quy trình công việc dựa trên phương pháp thống kê của W. Edwards Deming và người truyền bá chất lượng Joseph M. Juran. Việc ứng dụng những điều sau đây sẽ mang lại hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh:

Six Sigma: Lý thuyết giúp loại bỏ những lỗi sai, hư hỏng trong các sản phẩm ở quy trình cuối. Six Sigma đòi hỏi kỹ năng quan sát, phân tích cao. Có hai cách phổ biến là DMADV và DMAIC.
Quản lý chất lượng: Lý thuyết nhằm giúp cải tiến và nâng cao chất lượng của các sản phẩm, kiểm soát chặt chẽ môi trường làm việc, tương tác tốt giữa các nhân viên.
Tái cấu trúc khâu kinh doanh: Lý thuyết cung cấp các thuật toán cho nhà lãnh đạo có thể dễ dàng phân tích ở các cấp độ khác nhau.
Hệ thống gọn nhẹ (Lean Systems): Lý thuyết giúp giảm chi phí không cần thiết, tạo ra một quy trình “tinh gọn” để hoạt động đơn giản, tăng khả năng cạnh tranh và đối phó với những biến động của thị trường.
Lý thuyết ràng buộc (TOC): Phương pháp giúp doanh nghiệp nhận biết các mối liên kết yếu và bị ràng buộc để từ đó loại bỏ khỏi quy trình.

Workflow đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh. Bằng cách tối ưu hóa quy trình làm việc, tạo ra sự phối hợp tốt giữa các bộ phận và tối đa hóa tài nguyên, doanh nghiệp có thể đạt được sự cạnh tranh và phát triển bền vững. Đồng thời, việc xây dựng một workflow hiệu quả cũng tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và đội ngũ nhân viên hài lòng, từ đó đóng góp vào sự thành công của tổ chức.