Quy trình quản lý cửa hàng chuẩn chỉnh

by hanhnguyennee Mon Dec 18, 2023 3:25 pm

Trong thế giới kinh doanh ngày nay, sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt, và để tồn tại, mỗi cửa hàng đều cần một quy trình quản lý vững chắc. Quản lý cửa hàng không chỉ là vấn đề của doanh nghiệp lớn mà còn của những cửa hàng nhỏ và vừa. Hãy cùng nhau tìm hiểu về những bước và nguyên tắc quản lý cửa hàng chuẩn chỉnh, là chìa khóa đằng sau sự hoàn hảo trong kinh doanh.

Quy trình quản lý cửa hàng chuẩn chỉnh JJVMXvyH9qYZm9BGbMlfD-uUmkCSO_CM0dot4Zu1gDagvclRcDcE9VNh11Z1ZPLB5YZPGN22nH8zk352UJl_71QiVntoHIO8XcvMmnCMkaMETdJhElMD7jWs4TxDWb5bJW2ne-A0aDDGXXxFMJUw-iQ

Quy trình quản lý cửa hàng chuẩn chỉnh JJVMXvyH9qYZm9BGbMlfD-uUmkCSO_CM0dot4Zu1gDagvclRcDcE9VNh11Z1ZPLB5YZPGN22nH8zk352UJl_71QiVntoHIO8XcvMmnCMkaMETdJhElMD7jWs4TxDWb5bJW2ne-A0aDDGXXxFMJUw-iQ

Quản lý cửa hàng cần những gì?
Cửa hàng trưởng là một vị trí đứng đầu chức năng quản trị của một cửa hàng thì chắc chắn sẽ đòi hỏi rất nhiều năng lực cũng như kỹ năng đối với một vị trí cao như thế. Vậy cụ thể thì quản lý cửa hàng cần những gì ?

Yêu cầu công việc của việc làm quản lý cửa hàng
Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Marketing hoặc các ngành liên quan
Có kinh nghiệm làm việc ở vị trí việc làm quản lý cửa hàng hoặc các vị trí liên quan
Có kinh nghiệm và kiến thức về lĩnh vực kinh doanh là một lợi thế
Thành thạo kỹ năng giao tiếp
Thành thạo kỹ năng đàm phán và thuyết phục
Có kinh nghiệm vận dụng kỹ năng xử lý xung đột và phát triển đội, nhóm
Trung thực, linh hoạt
Đặt khách hàng là trung tâm

Những năng lực cần có để trở thành Quản lý cửa hàng giỏi
Về các kỹ năng mềm
Sau đây là một số kỹ năng quản lý cửa hàng cơ bản và cần thiết nhất đối với một cửa hàng trưởng cần có:

Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng đào tạo
Kỹ năng đàm phán và thuyết phục
Kỹ năng quản trị xung đột
Kỹ năng xây dựng và phát triển đội nhóm
Tự học, tự trau dồi
Năng lực giải trình
Về các kỹ năng mềm
Về thái độ làm việc
Đặt khách hàng là trung tâm
Trung thực
Bảo mật kinh doanh
Luôn chủ động trong công việc và có những thay đổi kịp thời khi hoạt động kinh doanh không hiệu quả
Có tầm nhìn xa trông rộng

>>>Xem thêm: Bí quyết quản lý cửa hàng có nhiều chi nhánh cho chủ doanh nghiệp
Quy trình quản lý cửa hàng
Giải pháp bán hàng để vận hành của cửa hàng sẽ diễn ra suôn sẻ nếu như cửa hàng trưởng tuân theo quy trình quản lý cửa hàng một cách có quy tắc, chặt chẽ.

Quản lý hàng hóa

Nguồn hàng

Quản lý hàng hóa nhập – xuất không hiệu quả tất yếu sẽ có thể gây ra các vấn đề mất kiểm soát số lượng hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình bán hàng của cửa hàng, từ đó ảnh hưởng đến năng suất, doanh số bán hàng của cả doanh nghiệp.
Do đó, để quản lý hàng nhập mới, hàng xuất kho và tồn kho hiệu quả, chủ kinh doanh cần có các phương pháp quản lý khoa học, phù hợp với hệ thống phần mềm quản lý bán hàng thông minh.
Đối với những cá nhân vừa là quản lý vừa là chủ sở hữu cửa hàng đó thì cần có thêm kỹ năng quản lý nhà cung cấp. Chất lượng hàng hóa nhập vào cửa hàng tương xứng với độ uy tín của nhà cung cấp đó, khi bạn chọn được nhà cung cấp thích hợp nhất thì việc lưu thông hàng hóa sẽ diễn ra suôn sẻ, từ đó hạn chế ảnh hưởng đến mọi hoạt động chung của cửa hàng.

Kiểm soát hàng tồn kho

Việc kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, theo phương pháp khoa học sẽ hạn chế việc thất thoát số lượng hàng hóa cũng như thâm hụt về doanh thu. Chính vì vậy, việc bỏ qua sự chỉn chu trong kiểm soát hàng tồn kho sẽ xảy ra rất nhiều rắc rối, một cửa hàng trưởng hoàn hảo sẽ không bỏ qua công việc kiểm kê lại số lượng hàng hóa còn tồn đọng, từ đó đưa ra các biện pháp xử lý nó.
Dù bạn đang quản lý bằng các phương pháp truyền thống như sổ sách chứng từ, Excel hay các phần mềm quản lý bán hàng thông minh, hãy đảm bảo là bạn luôn phân loại rõ ràng các mặt hàng đang bán, mới nhập, hàng tồn đọng khó bán được,…theo từng hạng mục cụ thể, rõ ràng nhất để có thể dễ dàng kiểm soát.

Quản lý bán hàng

Mọi quy trình từ xác nhận đơn, lên đơn, chuẩn bị hàng hóa, đóng gói, đưa đến cho các nhà vận chuyển đều là hoạt động của quy trình quản lý bán hàng. Một chuỗi quy trình quản lý hiệu quả sẽ khiến mọi việc trở nên suôn sẻ, tránh cồng kềnh từ đó sản phẩm khi đến tay khách hàng sẽ trở nên chất lượng hơn bao giờ hết.

Vận chuyển hàng hóa

Một quá trình vận chuyển hàng hóa đôi khi sẽ xảy ra các vấn đề như lạc đơn, ship muộn, tệ hơn nữa là hư hỏng sản phẩm khi đến tay người tiêu dùng. Vì thế, hãy đảm bảo chất lượng của quá trình đóng gói, quá trình vận chuyển diễn ra kỹ lưỡng và cẩn thận nhất có thể, để sản phẩm khi đến tay khách hàng chất lượng nhất cũng như hạn chế các tình trạng khiếu nại không đáng có.

Quản lý nhân viên

Tuyển dụng

Hãy luôn đảm bảo thông tin ứng tuyển nhân viên của cửa hàng luôn được mô tả rõ ràng, khi đó các ứng viên sẽ tin tưởng và dốc hết mình để nộp CV vào doanh nghiệp của bạn. Bên cạnh đó, thông tin ứng tuyển đầy đủ và chi tiết sẽ tránh mất nhiều thời gian trong quá trình chọn lọc cũng như phỏng vấn các ứng viên tiềm năng.
Tuyển dụng những nhân viên có kinh nghiệm là cách tuyển dụng phổ biến và khôn ngoan nhất, những ứng viên này đều đã được đào tạo một cách bài bản và bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian để họ có thể thích ứng cũng như học cách bán hàng hay chiêu thị, chăm sóc khách hàng.

Đào tạo và lên lộ trình phát triển

Đừng quá bó buộc vào những tài liệu hay sách vở, bạn hoàn toàn có thể sử dụng những kiến thức từng trải, kinh nghiệm thực tiễn từ những tình huống khi chăm sóc khách hàng, khi xử lý vấn đề hay chia sẻ những kinh nghiệm bán hàng từ những nhân viên lâu năm, cốt cán trong cửa hàng để nhân viên của mình có thể học hỏi và vận dụng nó dễ dàng hơn.

Luôn tạo điều kiện cho nhân viên của mình

Là một người quản lý thông minh, bạn cần biết khi nào cần áp dụng quy tắc khắt khe và khi nào cần để nhân viên của mình có quyền được tự do tư duy sáng tạo. Bởi việc áp dụng nguyên tắc quá cứng nh sẽ khiến nhân viên của bạn không được phát huy hết khả năng bán hàng còn tiềm ẩn.
Điều này không chỉ giúp bạn tiếp nhận thêm những ý tưởng mới lạ, độc đáo mà còn cho nhân viên của bạn thấy được sự tôn trọng rồi từ đó họ sẽ gắn bó với cửa hàng của bạn lâu dài hơn.

Cập nhật những kiến thức mới nhất cho nhân viên

Việc đưa ra, tổ chức các chương trình đào tạo nhân viên hàng tuần, hàng tháng cũng là cách giúp đội ngũ bán hàng của bạn cập nhật được thông tin, kiến thức những sản phẩm mới, tính năng, công dụng hay cách sử dụng để có thể tư vấn, chăm sóc cũng như chiêu thị tốt hơn cho khách hàng.
Không hề dễ để gây ấn tượng một khách hàng bước đến cửa hàng của bạn, do đó hãy luôn chắc rằng nhân viên của bạn có thể giữ chân khách hàng với cách tư vấn cũng như chăm sóc khách hàng tận tâm nhất.

Xây dựng KPI cho nhân viên

Đối với các hệ thống bán hàng như các sản phẩm chăm sóc sắc đẹp hay thời trang,…nhiều quản lý cửa hàng sẽ đặt ra KPI là tổng doanh thu cần bán mỗi tháng cho mỗi nhân viên. Từ đó xây dựng chính sách lương công thích hợp với từng nhân viên trong đội ngũ bán hàng của mình.
KPI cần được xây dựng một cách cụ thể và cân đo được, và gần đây các doanh nghiệp đang rất ưu tiên xây dựng KPI theo mô hình SMART (Specific: Cụ thể, M: Có thể đo lường được, A: Có tính khả thi, R: Liên quan, T: Thời gian đạt mục tiêu) để nhân viên có thể cố gắng và điều chỉnh công việc nhằm đạt được kết quả tốt nhất.

Quản lý tài chính

Đánh giá Lãi – Lỗ
Lợi nhuận = Doanh thu – Chi phí
Sau khi lấy doanh thu từ đi toàn bộ chi phí, bạn sẽ có lợi nhuận ròng trong một kỳ kinh doanh:

Nếu lợi nhuận nhỏ hơn 0, nghĩa là bạn đang kinh doanh lỗ và việc bạn cần làm là cắt giảm một khoản chi phí không cần thiết cũng như đẩy mạnh các chiến lược quảng bá để tăng doanh thu hiệu quả hơn.
Nếu lợi nhuận bằng 0, đây là điểm hòa vốn của bạn. Nếu con số này xuất hiện ở giai đoạn đầu khai trương, điều này có thể dễ dàng hiểu được. Tuy nhiên nếu tình trạng này diễn ra thường xuyên và kéo dài trong nhiều tháng thì bạn cần xem xét lại cách thức bán hàng cũng như chiến lược chiêu thị của cửa hàng, rất có thể nó đang là thủ phạm gây ra sự kìm hãm doanh số.
Nếu lợi nhuận lớn hơn 0, rõ ràng đây là một dấu hiệu đáng mừng cho thấy rằng việc kinh doanh của bạn đang lãi và bạn có thể tiếp tục duy trì việc bán hàng. Tuy nhiên, các nhà quản lý cũng không nên chủ quan mà phải tiếp tục đẩy mạnh, sáng tạo hơn các chiến lược xây dựng thương hiệu cũng như marketing để năng suất bán hàng không ngừng đi lên.

Quản lý công nợ

Công nợ của một cửa hàng được hiểu là các khoản phải thu hoặc phải trả từ khách hàng hoặc nhà cung cấp sản phẩm. Để kiểm soát được các khoản nợ này, chủ cửa hàng cần đảm bảo khả năng lưu giữ các chứng từ liên quan để đảm bảo tính rõ ràng cũng như hiệu quả trong việc thanh toán, thu hồi các khoản công nợ đó.

Quản lý dòng tiền

Quản lý dòng tiền trong kinh doanh, bán hàng được hiểu là việc kiểm soát các hóa đơn thu chi, chứng từ về các giao dịch phát sinh ra trong ngày, tháng, kỳ hay tại bất kỳ thời điểm nào đó.
Điểm này sẽ giúp bạn có thể kiểm soát toàn bộ dòng tiền đi vào và đi ra của cửa hàng. Từ đó, chủ cửa hàng có thể xác định nguồn thu, chi cần thiết để điều chỉnh kế hoạch bán hàng, quảng bá, phân phối sao cho thích hợp nhất.

Quản lý khách hàng

Đừng bao giờ xem nhẹ việc chăm sóc khách hàng đã từng mua tại cửa hàng hoặc khách hàng tiềm năng. Sự trung thành của người tiêu dùng đối với cửa hàng là thước đo để đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp nói chung và cửa hàng bán lẻ nói riêng. Một dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt, chiết khấu hấp dẫn, chương trình ưu đãi thường xuyên sẽ giúp giữ chân người mua hàng một cách vững chắc nhất.
Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh – GoPOS
Đây được xem là công cụ tiện ích, hỗ trợ mạnh mẽ cho quá trình thúc đẩy hiệu quả bán hàng với những tính năng ưu việt. GoPOS sẽ mang đến cho người bán hàng những lợi ích cụ thể như sau:

Quá trình quản lý thông tin bán hàng diễn ra nhanh chóng, thuận tiện và chính xác tuyệt đối. Giảm thiểu tối đa thời gian tra cứu thông tin.
Đơn giản hóa các thao tác lập hóa đơn và bán hàng, thanh toán, giao hàng.
Tính toán, cân đối và quản lý các nguồn tài chính một cách tự động, xuất báo cáo tức thời khi được yêu cầu.
Quản lý tối ưu các thông tin sản phẩm, thông tin khách hàng và đội ngũ bán hàng.
Hỗ trợ đắc lực cho quá trình phân nhóm và chăm sóc khách hàng tiềm năng.
Kiểm kê kho hàng hóa dễ dàng hơn bao giờ hết.
Hỗ trợ người bán hàng quản lý quầy thu ngân một cách chuyên nghiệp.
Tất cả các dữ liệu đều được thu thập, lưu trữ tự động, đảm bảo độ chính xác và tiết kiệm tối đa thời gian, công sức, nhân lực.

Quy trình quản lý cửa hàng chuẩn chỉnh không chỉ đảm bảo sự hiệu quả trong hoạt động mà còn tạo ra một môi trường thú vị và thuận lợi cho cả khách hàng và doanh nghiệp. Chìa khóa đằng sau sự thành công chính là sự tỉ mỉ và hiệu quả trong mọi bước quản lý cửa hàng, hình thành nên một hình ảnh hoàn hảo của doanh nghiệp trong tâm trí khách hàng.